L'outil Inscriptions, du point de vue du participant (voir copie d'écran en bas de page)En complément à ces fonctionnalités standards proposées par la plateforme, un module optionnel permet de gérer l'inscription en ligne des participants, qui peut être couplé au système de soumission des résumés.
La plateforme de gestion des inscriptions en ligne permet également l'édition des badges, des factures et reçus de paiement, l'envoi de courriers électroniques, ... Différents modules de paiement en ligne sont également disponibles, qui permettent de beaucoup faciliter la gestion des paiements.
L'outil Inscriptions, du point de vue du participant (voir copie d'écran en bas de page)
L'outil Inscriptions se présente sous la forme d'une interface simplifiée permettant aux participants de s'incrire en ligne, de modifier une inscription validée préalablement, ou de procéder au paiement en ligne.
Lors de son inscription, un participant a juste à fournir diverses informations permettant de l'identifier (ses nom et prénom, adresse, adresse email, ...). Le serveur lui présente ensuite un tableau récapitulatif des options d'inscriptions proposées ; il suffit alors de spécifier son choix pour chacune de ces options, le tarif global d'inscription étant réactualisé en temps réel.
Ainsi le participant sait à tout moment le montant global de son inscription en ligne.
Une fois l'inscription validée, le participant reçoit une confirmation à l'écran, et en même temps par courrier électronique envoyée à l'adresse email indiquée. Cette confirmation comporte une pièce jointe au format PDF récapitulant les différentes options d'inscription souscrites.
Le participant peut également, s'il le souhaite et si l'organisateur a prévu cette possibilité, être automatiquement redirigé vers un site de paiement en ligne.
Cette procédure d'inscription en ligne est généralement très rapide et simple.
Si le participant a par ailleurs reçu un code de réduction, il lui est possible de le spécifier, de sorte que le serveur prendra en compte la réduction accordée dans son calcul du montant à payer.
Par ailleurs, un formulaire permet à toute personne inscrite de se faire envoyer sa référence d'inscription et son code d'accès à partir de son adresse email. Ces informations sont indispensables pour pouvoir modifier ultérieurement ses options d'inscriptions, si cette possibilité est permise par les organisateurs.
L'outil Inscriptions, du point de vue de l'organisateur (voir copie d'écran en bas de page)
A chaque nouvelle inscription validée en ligne, l'organisateur peut recevoir automatiquement une notification par courrier électronique.
Cela permet de suivre l'évolution des inscriptions, sans pour autant se connecter à l'interface d'administration.
Le formulaire d'inscription en ligne est largement paramétrable, les principaux éléments étant les suivants :
la liste de toutes les options proposées à l'inscription en ligne, avec les tarifs correspondants,
Depuis la plateforme d'administration, il est en particulier possible :
Pour le cas particulier des inscriptions en ligne associées à une exposition
Certaines fonctions supplémentaires sont également disponibles :
Il est également possible d'automatiser l'attribution de codes de réduction en fonction du/des stand(s) choisi(s).
Voir l'onglet "options" pour une aide logistique concernant l'accueil des participants et des conférenciers
Création d'une feuille A4 (badge + coupons) à remettre à l'accueil à chaque participant avec un support et la documentation nécessaire. Cette feuille est imprimable avec option de pré découpage. Ce système représente un gain de temps considérable pour les organisateurs car toutes les options choisies par chaque participant sont extraites de la base de données et réparties sur un seul document.
Exemple (en anglais) du formulaire d'inscription (paramétrable selon les différentes options demandées)
Retour haut de page Exemple (en anglais ) de la base de donnée des inscriptions avec statistiques en temps réel
